Privacyverklaring

Stichting VPTZ Noordwest-Friesland is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacyreglement.

Adres: Noordersingel 54, 8917 BB Leeuwarden • T 06 - 51 49 09 58 • E erzijn@vptznwfriesland.nl • I www.vptznwfriesland.nl • KvK 01113995

Stichting VPTZ Noordwest-Friesland hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van cliënten, naasten, vrijwilligers, personeel en andere relaties. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, in lijn met de toepasselijke privacywetgeving. In dit privacyreglement staat hoe gegevens van cliënten, hun naasten en andere externe relaties worden geregistreerd, verwerkt en bewaard. Het privacyreglement voor personeel en vrijwilligers is opgenomen in het Privacyreglement Personeel en Organisatie. 

  1. Begripsbepalingen
a. Organisatie: Stichting VPTZ Noordwest-Friesland
b. Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden
c. Betrokkene: de persoon van wie gegevens worden verwerkt
d. Verwerker: personen/partijen die persoonsgegevens verwerken in opdracht van de organisatie
e. Cliënt: de persoon aan wie vrijwillige palliatieve terminale zorg wordt verleend
f. Naasten: personen in de privésfeer met wie de cliënt direct in contact staat.

  2. Aard en doel van de verwerking
Persoonsgegevens van cliënten en hun naasten worden verwerkt om vrijwillige palliatieve terminale zorg in de laatste levensfase mogelijk te maken en om te voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen. Gegevens van personen die informatie aanvragen (via website of telefoon) worden verwerkt om aan die aanvraag te kunnen voldoen. Voor vastlegging wordt toestemming gevraagd, tenzij verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

  3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
De registratie van cliëntgegevens vindt plaats op naam van de cliënt. Alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor goede vrijwillige palliatieve terminale zorg worden verwerkt (gespecificeerd in het register van verwerkingsactiviteiten; opvraagbaar bij de verantwoordelijke onder punt 4). Gegevens worden verstrekt door de cliënt en/of naasten tijdens het intakegesprek, en – indien noodzakelijk voor de zorg – door andere zorgverleners (bijvoorbeeld huisarts of thuiszorg). Ook (contact)gegevens van naasten kunnen worden geregistreerd. Voor informatieaanvragen worden naam, adres, e-mail en telefoonnummer vastgelegd, uitsluitend indien nodig voor de afhandeling.

  4. Verantwoordelijke voor gegevensverwerking
De organisatie is verwerkingsverantwoordelijke. Binnen de organisatie zijn coördinatoren aangewezen als contactpersoon en beslissingsbevoegd voor de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, naasten en andere externen. Contact: T 06 - 51 49 09 58, E erzijn@vptznwfriesland.nl. 

  5. Toegang tot gegevens binnen de organisatie
Coördinatoren (dagelijkse leiding) verwerken persoonsgegevens en hebben inzicht in alle vastgelegde informatie. Vrijwilligers en andere zorgverleners hebben uitsluitend toegang tot gegevens die relevant zijn voor de zorg. Coördinatoren en vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht. Tijdens verblijf in het hospice wordt een digitaal dossier gebruikt; coördinatoren en betrokken vrijwilligers hebben toegang na toestemming van de cliënt. De wijze van bescherming wordt binnen de organisatie vastgelegd en met cliënt/naasten besproken. 

  6. Verwerkers in opdracht van de organisatie
De organisatie kan derden inschakelen die (indien noodzakelijk) toegang krijgen tot persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor softwareondersteuning. Deze partijen sluiten een verwerkersovereenkomst en zijn verplicht passende beveiliging te waarborgen. De huidige verwerkers zijn o.a.:
• Helpdesk VPTZ Noordwest-Friesland, Computersystemen 2000, T 058 - 21 34 050
• Het Rooster (Lennart Pilon / Pascal Dijkman), T 030 - 42 000 50, E info@hetrooster.nl
• Websitebouw/-beheer: Wouter van der Molen, T 06 - 21 82 79 77, E info@wmmedia.nl
• VPTZ Nederland (helpdeskfunctie cliëntenregistratie in pakket ONS).

  7. Verstrekking van gegevens aan derden
Gegevens worden niet verstrekt aan derden die geen rol hebben in de zorg. Verstrekking aan andere zorgverleners (zoals thuiszorg of huisarts) vindt plaats als dit in het belang van de cliënt is; betrokkenen worden hierover altijd geïnformeerd. Voor onderzoek/statistiek kunnen geanonimiseerde gegevens worden verstrekt; deze zijn nooit herleidbaar tot personen. Jaarlijks worden geanonimiseerde gegevens gedeeld met VPTZ Nederland om landelijke ontwikkelingen in kaart te brengen. Alleen de verantwoordelijke onder punt 4 besluit hierover.

  8. Rechten van betrokkenen
Conform de AVG geldt onder meer: (1) bij de start van de zorg wordt toestemming gevraagd voor verwerking; (2) recht op inzage; (3) recht op rectificatie en/of verwijdering (tenzij wettelijke bewaarplicht geldt); (4) contact voor privacyvragen via de onder punt 4 genoemde gegevens. Verzoeken kunnen per post of e-mail worden ingediend. Ter verificatie kan om een kopie identiteitsbewijs worden gevraagd (met afgeschermde foto en BSN). De organisatie heeft een intern proces om verzoeken te behandelen.

  9. Beveiligingsmaatregelen
De organisatie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Voorbeelden: beveiliging van de kantoorinfrastructuur met beveiligingssoftware; beperkte en rolgebonden toegang voor vrijwilligers en zorgverleners; toegang tot applicaties uitsluitend via gebruikersnaam en wachtwoord.

  10. Bewaartermijnen
Wettelijke bewaartermijnen worden nageleefd. Voor het verkrijgen van VWS-subsidie voor vrijwillige palliatieve terminale zorg worden bepaalde gegevens 10 jaar bewaard (zoals cliëntgegevens en aantallen zorgontvangers). Gegevens zonder wettelijke bewaartermijn worden maximaal zes maanden bewaard.

  11. Wijzigingen
Dit privacyreglement kan worden gewijzigd. Het geldende beleid wordt gepubliceerd op www.vptznwfriesland.nl. Vastgesteld op 18 oktober 2024 door het bestuur van VPTZ Noordwest-Friesland.

Laatst bijgewerkt: oktober 2025
 

  Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. We gebruiken de volgende categorieën cookies:

Ten eerste de functionele cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt (bijv. om je cookievoorkeuren te onthouden of formulieren te beveiligen). Daarnaast zijn er analytische cookies, waarmee we – geanonimiseerd – inzicht krijgen in het gebruik van de website zodat we deze kunnen verbeteren. Voorkeurcookies helpen jouw instellingen te onthouden. Tot slot kunnen we marketingcookies plaatsen om relevante inhoud te tonen of om externe content (zoals YouTube-video’s of kaarten) te laden.

Cookiekeuze en toestemming
Bij je eerste bezoek tonen we een cookiemelding. Je kunt zelf aangeven welke cookies je wilt toestaan. Functionele cookies zijn altijd ingeschakeld, omdat deze noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Analytische en marketingcookies plaatsen we pas nadat je hiervoor toestemming hebt gegeven. Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen via de knop “Cookie-instellingen” onderaan onze website.

Privacyvriendelijke analytics
Waar mogelijk anonimiseren we IP-adressen en delen we geen gegevens met andere diensten. Analytische gegevens worden alleen gebruikt om de website te verbeteren.

Externe inhoud en diensten
Voor het beveiligen van formulieren kan een beveiligingscookie (zoals reCAPTCHA) nodig zijn. Voor het tonen van ingesloten video’s en kaarten (bijv. YouTube of Google Maps) kunnen marketingcookies vereist zijn. Zonder toestemming voor marketingcookies wordt externe inhoud niet automatisch geladen.

Overzicht van gebruikte cookies
Hieronder vind je een overzicht van cookies die op deze website kunnen worden geplaatst:

 

  Cookies beheren of verwijderen
Je kunt cookies zelf beheren of verwijderen via de instellingen van je browser. Daarnaast kun je je voorkeuren op elk moment wijzigen via de knop “Cookie-instellingen” onderaan onze website.

  Wijzigingen
We kunnen dit cookieoverzicht aanpassen wanneer onze website of wet- en regelgeving wijzigt. Bezoek deze pagina regelmatig voor de meest recente versie.
Laatst bijgewerkt: oktober 2025